משרד יחסי ציבור

תפקידו של משרד יחסי ציבור הוא לייצג ולקדם את הלקוחות שלו בשתי דרכים עיקריות:
חשיפה תקשורתית מקצועית בכל סוגי המדיה וייצוג מול מקבלי החלטות, בהתאם לדרישותיו ולטובתו של כל לקוח.

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים וארגונים שונים שוכרים את שירותיהם של משרדי יחסי ציבור. דומה כי לא ניתן כמעט לפעול בספירה הציבורית כיום ללא תמיכה מקצועית של משרד יחסי ציבור, בין אם מדובר בניהול קמפיין בחירות ובהרצה של מועמד, ובין אם מדובר בניהול משבר תקשורתי.

משרד יחסי ציבור בעבודה

משרד יחסי ציבור מייצג לקוחות המגיעים ממגוון רחב של תחומים:

  • עסקים – מכל הסוגים, קטנים וגדולים
  • גופים ציבוריים ומשרדי ממשלה
  • מפלגות – באופן שוטף ובעיקר לקראת בחירות
  • נבחרי ציבור – בפועל ובפוטנציה
  • ארגונים שונים ועמותות

מוניטין מוצלח של משרד יחסי ציבור פותח דלתות רבות ויכול לקדם מאוד את לקוחותיו.

האם אתם צריכים משרד יחסי ציבור או משרד פרסום?

תחום יחסי הציבור, המיתוג והפרסום הולכים יד ביד ומשלימים היטב אחד את השני, עם זאת יש הבדל בסוג השירות שהם מספקים ללקוחותיהם. ניתן להסביר את ההבדל בין משרד פרסום למשרד יחסי ציבור כך – על מנת לפרסם לקוח:

  • משרד פרסום ירכוש בתשלום שטח למודעה בעיתון או בפייסבוק, יצלם פרסומת לטלוויזיה, יפיק ג'ינגל לרדיו וכדומה. לקהל יהיה ברור שמדובר בפרסומת "מטעם", פרסומת בתשלום, שנועדה לפרסם אדם, חברה או מוצר.
  • לעומת זאת, משרד יחסי ציבור יספק מידע עיתונאי בעל עניין, יכתוב הודעות לעיתונאות או יציע נושא לכתבה על אודות הלקוח שלו, על מנת שהוא יקבל חשיפה בחלק העיתונאי של המדיה – בחדשות, בכתבות וכדומה.

משרד יחסי ציבור צריך להיות ותיק וחדשן בו זמנית

משרד יחסי ציבור חייב להיות יצירתי על מנת לאפשר חשיפה משמעותית ללקוח שלו בתוך שטף המידע התקשורתי הקיים כיום. ברוב משרדי יחסי ציבור ניתן לקבל שירות בנושאים הבאים:

  • סיקור עיתונאי – בכל המדיות
  • תהליך מיתוג – אפיון והובלה של מהלך מיתוגי אסטרטגי ומעמיק
  • ניהול קמפיין בחירות – ליחידים ולמפלגות, ברמה המקומית והארצית
  • בניית אסטרטגיה שיווקית – לעסק או לאדם
  • "פתיחת דלתות" וייצוג מול מקבלי החלטות
  • ניהול מדיה דיגיטלית – אתרים, רשתות חברתיות, קמפיין וכדומה

חלק גדול מהעבודה של משרד ליחסי ציבור נעשית מול עיתונאים – בעיתונות הכתובה, באתרי האינטרנט, בטלוויזיה וברדיו. על מנת לבצע את עבודתו נאמנה, חייב המשרד להיות מקושר היטב: חלק מהעבודה השוטפת של משרד יחסי ציבור הוא כתיבה ושליחה של הודעות לעיתונות, אייטמים חדשותיים ונושאים לכתבות. הדבר נעשה פעמים רבות על בסיס היכרות אישית ומקצועית ובניית יחסי אמון עם עיתונאים לאורך שנים. בדומה לכך, גם יכולתו של משרד יחסי ציבור לפתוח דלתות ולהגיע למקבלי החלטות זה דבר שנבנה לאורך זמן, תוך היכרות, בניית אמון הדדי והתנסות מקצועית חיובית.

חשיבותו של משרד יחסי ציבור בפתרון משבר תקשורתי

בשנים האחרונות שומעים יותר ויותר על מעורבות של משרדי יחסי ציבור בניהול משברים תקשורתיים.

יש גישה האומרת שאין פרסום שלילי, כלומר – כל פרסום הוא חשיפה מבורכת, אך לעיתים נקלעים אנשים, ארגונים או עסקים למשברים העשויים לפגוע קשות בתדמית שלהם. למשל גילוי של חיידקים מסוכנים במוצרי מזון, פיקוח בעייתי על ייצור, פליטות פה או מעשים בעיתיים של אנשי ציבור, סקרים לא מחמיאים למפלגות וכדומה.

במצב כזה כדאי לפנות למשרד יחסי ציבור המיומן בניהול משברים, על מנת שיתערב בדחיפות, יגיב וינהל את המשבר באופן מקצועי, ואף "יציל" – פשוטו כמשמעו, את המעורבים.

השעות הראשונות מיד לאחר פרוץ המשבר הן קריטיות לניהול נכון של האירוע. גורם הזמן משמעותי ויש לוודא שלא לעשות שגיאות נוספות בשל לחץ הזמן. הרבה מאוד מונח על כף המאזניים.

מרגע גילוי המשבר המידע מתחיל להתגלגל במדיות השונות ובאמצעי התקשורת, המותג – שזה האדם או הגורם העסקי, עומדים למשפט הציבור, משפט מהיר שעשוי להיות קטלני ובלתי הפיך. תפקידו של משרד יחסי הציבור המנהל את המשבר זה לעצור את טפטוף המידע במהירות האפשרית עוד לפני שיהפוך לצונאמי קטלני, ולהחזיר אותו לניהול ולשליטה.

משרד יחסי הציבור חייב להגיב מהר.

כלפי חוץ עליו לנהוג בשקיפות מירבית על מנת לחזק ולהחזיר במהירות את אמון הקהל. אין מקום להסס, אין גם מקום לטעות. יש לדברר את האירוע באמינות מקסימלית.

כלפי פנים, משרד יחסי ציבור ידאג לשיתוף פעולה מלא של כל בעלי התפקיד הרלוונטיים, יבדוק נתונים עדכניים, יתייעץ עם גורמים משפטיים וייזמן מסיבות עיתונאים. משרד יחסי הציבור גם יתדרך את הנציגים שיוצאים לתקשורת מה עליהם לומר וכיצד עליהם להגיב.

משרד יחסי ציבור מיומן יהפוך משבר להזדמנות

אם האדם או הגוף שנקלע למשבר מלווה באופן קבוע על ידי משרד יחסי ציבור מקצועי, סביר להניח שהמשבר לא יתפתח למימדי הרס. משרד יחסי ציבור מיומן יהיה מוכן לפעולה, ידע להגיב מהר ונכון ואף יוכל ללוות את הלקוח לצמיחה מחודשת.

אם ללקוח לא היה משרד יחסי ציבור קודם המשבר, המצב עשוי להיות קצת מסובך יותר. חשוב לבחור משרד יחסי ציבור שניהל משברים בעבר- ובהצלחה.

משרד יחסי ציבור מנוסה יוכל לסייע בבנייה מחודשת ובהחזרת אמון הציבור, לעיתים תוך מינוף חכם ומתוחכם של המשבר לטובת הלקוח. צריך לקחת בחשבון כי מהמורות ומשברים הם מהלכים צפויים בכל עסק או ארגון. לכן, בדומה למלחמה, ניתן לומר שהדרך הקלה והטובה ביותר להצליח לפתור משבר היא פשוט למנוע אותו מלכתחילה.

משרד יחסי ציבור שידע להיערך מראש לטובת הלקוח שלו – ערכו לא יסולא בפז!

כיצד לבחור משרד יחסי ציבור מוצלח?

משרד יחסי ציבור מטפל בנושאים רגישים, גם מבחינה עסקית וגם מבחינה אישית. ניתן לומר שאחת הדרישות הבסיסיות ממשרד יחסי ציבור מקצועי זה להיות דיסקרטי, ולשמור על סודיות מוחלטת בכל הנוגע ללקוחות שלו.

חשוב לבנות אמון בין הלקוחות לבין משרד יחסי הציבור, כדי שאפשר יהיה לעבוד בשיתוף פעולה מקסימלי גם בזמנים מורכבים. למשל, כדי להריץ מועמד לבחירות, חייב משרד יחסי הציבור להכיר אותו היטב: לדעת את החוזקות, וגם – ובעיקר, את החולשות של המועמד. כך גם בעת ניהול משברים נדרש משרד יחסי ציבור לדעת את כל הנתונים, לא משנה עד כמה קשים הם. באופן זה ניתן יהיה לתת מענה מקצועי מוצלח בכל נושא ולהיות מוכנים לכל תרחיש.

משרד יחסי ציבור עשוי לייצג ולנהל מגוון תחומים אצל הלקוח שלו, החל מתהליך מיתוג הדורש מיקוד, דיוק והחלטות אסטרטגיות משמעותיות שישפיעו על העובדים, דרך ייצוג אינטרסים עסקיים ועד לצורך לנהל משבר תקשורתי.

לכן, כאשר באים לבחור משרד יחסי ציבור לייצג אדם, חברה, מטרה או מותג כדאי לבחון:

  • מהם החיבורים המקצועיים שיוכל משרד יחסי הציבור להציע לכם?
  • האם המשרד עובד בהצלחה עם מגוון מדיות תקשורתיות?
  • האם סולם הערכים שלכם דומה?
  • האם יש שפה משותפת ונעים לעבוד ביחד?

על מנת שיוכל לתת מענה מקצועי ומוצלח בתחום התקשורת, על משרד יחסי ציבור להיות בעל ותק, מיומנות וניסיון רב. כדאי לבדוק האם משרד יחסי ציבור מומלץ ע"י לקוחות אחרים העובדים עם אותו משרד.

אז אם מצאתם משרד יחסי ציבור מיומן, יצירתי ומנוסה בעל הצלחות מוכחות – אתם בדרך להצלחה!